MS-Excel मे एक्सपर्ट कैसे बने?

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जब आप कुछ सीखते हैं और उसका लगातार उपयोग करने लगते हैं  तो आप एक्सपर्ट बन जाते हैं और अपने वर्क को स्पीड दे सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का उपयोग आज सभी जगह किया जाता है। एमएस एक्सेल द्वारा डेटा को व्यवस्थित तरीके से सेव करने में हैल्प मिलती है। एमएस एक्सल मे एक्सपर्ट बनने के लिए आपको ज्यादा शॉर्टकट की का यूज , एडवांस फॉर्मूला एवं फंक्शन , एवं स्प्रेडशीट को प्रोटेक्ट करने का नॉलेज होना जरूरी हैं । इस पोस्ट के माध्यम से आप एमएस एक्सेल मे एक्सपर्ट कैसे बन सकते हैं , के बारे मे जान पाएंगे –

  • शॉर्टकट की का ज्यादा यूज

आज के समय में सभी लोग ऑफिस या पर्सनल काम के लिए एमएस एक्सल का यूज है मगर हर व्यक्ति ये नहीं जानता की एमएस एक्सल मे शॉर्टकट की  की  मदद से आप आसानी से और फास्ट काम किया जा सकता हैं । काम को आसान बनाने के लिए शॉर्टकट की होती है, जिसकी मदद से आप ज्यादा स्पीड से काम कर सकते  है ।

·   अति आवश्यक फार्मुला और फंक्शन्स का यूज

यदि आप एमएस एक्सल के फ़ार्मुलों और फ़ंक्शंस का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो आप गलती कर रहे हैं। एमएस एक्सल मे बहुत से फोर्मूला एवं फंक्शन मौजूद हैं जिनके द्वारा कई प्रकार की केल्कुलेशन कर स्मार्ट वर्क कर सकते हैं और आप जीनियस बन सकते हैं । इसमे टेक्स्ट, डेट एंड टाइम , मेथेमेटिकल एवं लोजिकल फंक्शन्स होते हैं जो विभिन्न क्षेत्रों मे प्रयोग किए जाते हैं ।

· एक्सेल फ़ाइल को प्रोटेक्‍ट करें

कई बार आप अन्य यूजर्स को अपने एक्‍सेल वर्कबुक में चेंज करने से रोकना चाहते  हैं तो आप अपनी वर्कबुक में Read-Only का ऑप्‍शन एनेबल करदे जिससे वर्क शीट एडिटिंग को ब्लॉक कर सकते है। इसके लिए वर्कबुक के लिए पासवर्ड बनाना होगा। आपके एक्‍सेल वर्कबुक को पासवर्ड से प्रोटैक्‍ट करने पर यह वर्कबुक की सुरक्षा दो तरीकों से कर सकता हैं –

  • वर्कबुक में अनओथराइज्ड एक्‍सेस को रोक सकते है।
  • यूजर्स को स्प्रेडशीट के कंटेंट को मॉडिफाइ करने से भी रोक सकते है ।

यूजर्स केवल इसे ओपन कर पाएंगे और इसके अंदर के डेटा को देख पायेंगे लेकिन वे इसमे कोई भी चेंज नहीं कर पाएंगे। इसके लिए इसे ‘read-only’ ऑप्शन सेट करना होगा ।

एक्सल फाइल को रीड ओनली कैसे करे ?

एक्सेल वर्कबुक को read only के लिए निम्न तरीके को स्‍टेप वाइज़ फॉलो करे –

1) अपने उस वर्कबुक को ओपन करें जिसे आप read only करना चाहते हैं। “File”मेनू से ‘Save As’ ऑप्‍शन पर क्लिक करें।

2) अब “Save As” का एक डाइलॉग बॉक्स पॉप अप होगा। इस बॉक्स के निचले भाग पर नेविगेट करें और “Save” बटन के बगल में  “Tools” ऑप्‍शन पर क्लिक करें।

अब एक ड्रॉपडाउन मेनू ओपन होगा। ड्रॉपडाउन मेनू में “General options” पर क्लिक करें।

  1. ऐसा करने से “General Options” डाइलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा। यह वह जगह है जहां आप अपनी वर्कबुक के लिए पासवर्ड बनायेंगे।
  2. नीचे दिए गए अनुसार “Password to modify” बॉक्स में अपना पासवर्ड एंटर करें। इसके साथ ही  “Read-Only recommended,” के चेक बॉक्स को सिलेक्‍ट करें, फिर “OK” पर क्लिक करें।
  3. आपको पासवर्ड की पुष्टि करने के लिए कहा जाएगा। वही पासवर्ड फिर से एंटर करें, फिर प्रोसेस को पूरा करने के लिए OK क्लिक करें।

अंत में, “Save” बटन पर क्लिक करें। अब जब भी कोई यूजर वर्कबुक ओपन करने का प्रयास करता है, तो निम्न मैसेज के साथ एक पॉप-अप नोटिफिकेशन बॉक्स दिखाई देगा।

“Read-Only” बटन पर क्लिक करने से आपका वर्कबुक ओपन तो होगा, लेकिन केवल Read-Only मोड में।

यदि आपको इस वर्कबुक को मॉडिफाइ करने की परमिशन देनी हैं, तो आप उसके साथ अपने पासवर्ड को शेयर कर सकते हैं। केवल वही यूजर इस वर्कबुक में चेजेंस करने में सक्षम होंगे।

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